השכרת ציוד לאירוע – כשאנחנו מתחילים בתכנון והפקת האירוע שלנו, אנחנו יודעים ורק מגלים עוד יותר כמה שהמלאכה מרובה והזמן קצר. אבל אם אתם כבר מפיקים אירוע, כדאי בהחלט לתכנן ולארגן הכל כראוי, למען הצלחת האירוע ומזעור תקלות ככל האפשר.
אחד ההבדלים המשמעותיים בין אירוע כושל לאירוע מוצלח שנחקק בזיכרון עבורכם ועבור האורחים שלכם, הוא נושא הארגון שביניהם גם השכרת ציוד לאירועים.
אבל כשמדובר על השכרת ציוד לאירועים, הכוונה היא לא רק השכרת כסאות ושולחנות לאירועים, אלא החשיבה על הכל מההתחלה ועד הסוף. מה שאומר גם השכרת ריהוט אלטרנטיבי ואפילו השכרת מקררים. החשיבה על הארגון הכולל ואיבזור מתאים לצרכי האירוע תגרום לכם להיראות טוב בעיני האורחים ומארחים אכפתיים. האירוע שלכם יעבור בהצלחה רבה עם חיוכים רבים ומרוצים.
תכנון מדויק
לצורך הפקת אירוע שיהיה לא פחות ממושלם, עליכם לחושב תחילה על כל הדברים שעליכם לארגן. לצורך הזה, כדאי שתחשבו היטב מה אופי האירוע ומה הם צרכי האורחים המוזמנים לאירוע שלכם.
בין אם מדובר באירוע חתונה, מסיבת רווקים או רווקות, יום הולדת, בר או בת מצווה, כדאי שתחשבו קודם כל על המיקום- האם האירוע שלכם יהיה באולם סגור? או שהוא יהיה דווקא תחת כיפת השמיים? האם הוא קורה בעונה החמה או שהאירוע יהיה דווקא בעונה קצת קרירה עם סיכויים לגשמים?
ברגע שתדעו להחליט במדויק היכן תעשו את האירוע שלכם, תוכלו להמשיך ולתכנן הלאה את השלבים הבאים לקראת אירוע מושלם.
אם לדוגמא קבעתם על תאריך לאירוע באולם בירושלים, כדאי להתחשב גם בהשכרת ציוד לאירועים כזה שיתאים לאווירה הירושלמית, כמו גם גודל המוזמנים וגודל האולם ומה שחסר בו להשלמת הריהוט האלטרנטיבי, כמו השכרת שולחנות בירושלים, כסאות בר והשכרת מקררים שיספיקו לכם לאיחסון השתייה והאוכל, בייחוד אם אתם מתכננים אירוע עם כמות מוזמנים מרובה.
קונספט האירוע
השלב הבא הוא לתכנן את קונספט האירוע. האם זה הולך להיות אירוע אלגנטי ומרשים? או שזה יהיה אירוע באווירה יותר משוחררת, יותר שאנטי עם מוזמנים צעירים?
אם האווירה נוטה להיות רשמית, כדאי לחשוב על השכרת כסאות ושולחנות לאירועים יותר פורמליים. אלו יכללו בדרך כלל מפות מהודרות וכיסויים לכסאות ויעניקו לריהוט מראה אלגנטי ונקי.
אם האירוע שלכם הוא יותר שאנטי ויהיה תחת כיפת השמיים- בטבע או בגן אירועים פתוח, כדאי לחשוב על השכרת ריהוט אלטרנטיבי שמותאם בדיוק לצרכים האלו, לדוגמא מחצלות, פופים, עמדות בופה ושולחנות נמוכים. השכרת ציוד לאירועים המותאם לאופי האירוע יעניק ליום שלכם בדיוק את האווירה שלה אתם זקוקים.
רושם ראשוני
המשפט ״אין שני לרושם ראשוני״ הוא המתאים ביותר למקרה של תכנון אירוע, בייחוד כשאתם רוצים להפיק אירוע שיהיה לא פחות ממושלם.
כאשר המוזמנים שלכם יגיעו ליום האירוע, הם יכנסו בשער הכניסה כדי לחגוג יחד איתכם את היום החשוב שלכם והעיניים שלהם אוטומטית יבחנו ויסרקו כל פינה, לכן כדאי לחשוב על כל חלק במהלך התכנון של התחנות אותן עוברים האורחים המוזמנים- מרגע הכניסה למתחם האירוע, במהלכו ועד לסופו.
חשוב להבין שהרושם הראשוני נוצר אצל כל אורח כבר בדקות הראשונות מרגע הכניסה, כמו בכניסה לבית, כמו במפגש לדייט או כל מקום בו חווים פעמים ראשונות. אם האורח מרוצה ומקבל הרגשה טובה כשהוא נכנס למתחם, קרוב לודאי שהוא ירצה להישאר לאורך זמן ולהנות וגם לפרגן לכם במילים טובות על אירגון מוצלח של אירוע כפי שרציתם.
לצורך העניין, כדאי לחשוב על סידורי פרחים פזורים ברחבי החללים, במיוחד במתחם הכניסה. כדאי לחשוב על פינות זולה וישיבה שיהיו פזורים ברחבי המקום לנוחיות האורחים שלא בהכרח מעוניינים לרקוד ברחבה או לשבת על כסאות ושולחנות רשמיים. לצורך כך כדאי לחשוב על השכרת ריהוט אלטרנטיבי שיספק בדיוק את הצרכים האלו.
