תקופת החגים היא הזדמנות מצוינת לעצור לרגע את שגרת העבודה, לאסוף את הצוות ולפתוח את השנה החדשה באווירה קצת אחרת. הרמת כוסית לראש השנה יכולה להיות מפגש קצר ואינטימי במשרד, אירוע מושקע בחצר או חגיגה גדולה יותר לכל העובדים. בכל אחד מהמקרים, כדי שהאירוע יהיה נעים וזורם כדאי לחשוב מראש על המקום, מספר המשתתפים, צורת הישיבה, האוכל והציוד שילווה את האירוע. תכנון נכון לא חייב להפוך להפקה מורכבת, אבל הוא כן מאפשר ליצור אירוע חברה שבו העובדים יכולים לאכול, לשבת, להסתובב וליהנות בלי צפיפות ובלי אילתורים של הרגע האחרון.
הרמת כוסית לראש השנה מתחילה בתכנון שמתאים למקום
לפני שמזמינים אוכל או מתחילים לחשוב על העיצוב, כדאי להבין מה המקום מאפשר. אירוע במשרד נראה אחרת מאירוע שנערך בחצר, במרפסת גדולה או במתחם חיצוני. מספר העובדים, השטח הפנוי ואופי המפגש ישפיעו על כמות הריהוט, צורת ההגשה והציוד שתצטרכו. אפשר להיעזר בקטלוג מוצרים להשכרה כדי לראות אילו פתרונות קיימים ולבחור את הפריטים שמתאימים למבנה ולאופי האירוע.
גם צורת הישיבה משנה מאוד את התחושה. באירוע קצר וקליל אין תמיד צורך להושיב את כולם סביב שולחנות מסודרים. לפעמים נכון יותר ליצור כמה אזורי ישיבה ולשלב כיסאות במקומות שונים, כך שהעובדים יוכלו לשבת, לעבור בין קבוצות ולנהל שיחות בלי שהאירוע ירגיש רשמי מדי.
אם מתכננים ארוחה, הגשה עצמית או אזור מרכזי לכיבוד, חשוב לחשוב גם על כמות וגודל השולחנות בהתאם למספר המשתתפים. באירועים באווירה חופשית אפשר לשלב שולחנות מסוגים שונים וליצור הפרדה בין אזורי האוכל, השתייה והישיבה במקום לרכז את כל הפעילות בנקודה אחת.
מה כדאי לבדוק לפני שמתחילים לבחור את הציוד?
כדי להתאים את הציוד לאירוע ולא להזמין יותר או פחות ממה שבאמת צריך, כדאי לסגור מראש כמה פרטים בסיסיים:
- מספר המשתתפים הצפוי: הוא ישפיע על כמות מקומות הישיבה, השולחנות והציוד הנלווה.
- אופי האירוע: יש הבדל בין מפגש קצר בעמידה, אירוע עם ארוחה מלאה או הרמת כוסית שמשלבת אוכל וישיבה חופשית.
- המקום שעומד לרשותכם: חשוב לבדוק את גודל השטח, אפשרויות הגישה והמיקום שבו ימוקמו אזורי האוכל והישיבה.
- אופן הגשת האוכל: הגשה מדוכנים, שירות עצמי או ארוחה מסודרת דורשים תכנון שונה של המרחב.
- אירוע בפנים או בחוץ: באירוע חיצוני כדאי להביא בחשבון גם את מזג האוויר ואת הצורך בפתרונות נוספים בהתאם לתנאים.
האוכל הוא חלק מהחוויה של האירוע
אוכל תופס מקום מרכזי כמעט בכל אירוע חברה, ובתקופת החגים יש אפילו יותר ציפייה למשהו חגיגי מהרגיל. במקום להסתפק בשולחן כיבוד מרכזי, אפשר ליצור כמה מוקדים ולהפוך את האוכל לחלק מהחוויה. השכרת דוכני מזון מאפשרת לבנות אזור אוכל שמתאים לאופי האירוע וליצור הגשה שמרגישה פתוחה, קלילה ונוחה יותר גם כאשר משתתפים באירוע עובדים רבים.
אפשרות נוספת שמתאימה במיוחד לאירועים שמתקיימים בחוץ היא השכרת פוד טראק. הפוד טראק עצמו הופך לחלק מהמתחם ויכול לתת לאירוע אופי פחות פורמלי, כאשר העובדים מגיעים לקבל את האוכל, מסתובבים במרחב וחוזרים לאזורי הישיבה לפי הקצב שלהם.
כאשר מתכננים את התפריט כדאי לחשוב גם על משך האירוע, מספר העובדים ואופן ההגשה. אם אתם עדיין בשלב שבו אתם בונים את הצד הקולינרי של האירוע, המדריך על קייטרינג לאירועים עסקיים יכול לעזור להבין אילו שיקולים כדאי לקחת בחשבון כשמתאימים את האוכל לאופי המפגש ולקהל שמגיע אליו.
אל תשכחו את הפרטים הקטנים
אחרי שסוגרים את האוכל והריהוט, כדאי לעבור על האירוע מנקודת המבט של מי שמגיע אליו. איפה לוקחים אוכל? איפה מניחים כוס או צלחת? האם יש מספיק מקום לעמוד ולדבר? האם האורחים צריכים לעבור דרך אזור צפוף כדי להגיע לשתייה? דווקא הפרטים האלו משפיעים מאוד על התחושה באירוע, ולעיתים שינוי קטן במיקום של שולחן או עמדת אוכל יכול ליצור מרחב הרבה יותר נוח.
גם אחסון וקירור הם חלק מהלוגיסטיקה, במיוחד כשמדובר באירוע עם כמות גדולה של שתייה או מזון שצריך להישמר בטמפרטורה מתאימה. בהתאם למקום ולתשתיות הקיימות בו, כדאי לבדוק מראש אם יש צורך בהשכרת מקרר לאירועים ולא לגלות ביום האירוע שאין מספיק מקום במקררים של המשרד.
כך יוצרים אירוע חג שמרגיש מתוכנן בלי להכביד
הרמת כוסית לראש השנה לא צריכה להיות אירוע מסובך כדי להשאיר רושם טוב. כשמתאימים את האוכל, הריהוט והציוד לכמות המשתתפים ולמקום שבו האירוע מתקיים, הרבה יותר קל ליצור אווירה נעימה שבה העובדים יכולים באמת ליהנות מהמפגש.
בקורן דוג ישראל אפשר לרכז תחת קורת גג אחת מגוון פתרונות לאירועים, החל מציוד וריהוט ועד פתרונות מזון ופוד טראק. כך אפשר לבנות את האירוע בהתאם למקום, לכמות המשתתפים ולאופי שאתם רוצים ליצור, ולפתוח את השנה החדשה עם מפגש חגיגי, נוח וטעים לצוות.
