7 טיפים לתכנון אירוע בשטח – כל מה שצריך בכדי להפוך כל מתחם חיצוני למתחם אירועים מפנק זה מעט יוזמה וליווי של חברה שמתמחה בהשכרת ציוד לאירועים. כאשר יש לצדכם צוות מקצועי, אפשר יהיה להפוך רצועת חוף הים למתחם אירועים נקי, חלקת יער למתחם אירועים סגור וקסום וחלקת דשא במושב לרומנטית וקסומה.
אם תמיד חלמתם על חתונה תחת כיפת השמיים או על בר מצווה בחוות סוסים – אל תמהרו לוותר על החלום, הוא בר השגה! הטיפים הבאים נועדו לסייע לכם לתכנן נכון את האירוע ולהבין מה מצפה לכם ומה מצופה מכם.
תכנון אירוע בשטח בצורה נכונה של האירוע כולו
רוב האירועים שמתקיימים בשטח מתוכננים על ידי חברת להפקת אירועים. אלו הן חברות שמתמחות בתחום ויודעות כיצד להפוך כל מקום למתחם אירועים. הן מקפידות לדאוג לכל הפרטים הקטנים והגדולים כך שאתם יכולים להיות רגועים. אם החלטתם להפיק בעצמכם את האירוע כדאי לפחות להתייעץ עם מפיק אירועים בעל ניסיון.
הגדרת השטח לאירוע
כאשר מארחים אירוע במתחם חיצוני חשוב לתחום את המקום ולהגדיר לאורחים את השטח שמיועד לאירוע. בהתאם לשטח שהגדרתם תציבו אוהלים, שולחנות, כסאות, תאי שירותים, גופי תאורה וכן הלאה.
התאמה של המתחם למזג האוויר
אל תשכחו שבשטח אין מזגנים או תנורי חימום. אם אתם לא תדאגו לאוהל מחומם או ממוזג – האורחים שלכם צפויים לסבול מחום או קור. מצננים להשכרה או פטריות חימום להשכרה יפתרו לכם את הבעיה.
הגנה מפני חרקים ומזיקים
הפקת אירוע בשטח מאלצת אתכם להתמודד עם חרקים מעופפים, יתושים, זבובים ולעתים גם חתולים ומכרסמים. עליכם להיות ערוכים מראש להרחקת המזיקים מהמתחם והגנה על האורחים שלכם מפני עקיצות.
השכרה מראש של כל הציוד הדרוש
בין אם אתם מפיקים את האירוע בעצמכם ובין אם אתם נעזרים בשירות של חברת הפקות, נדרש ציוד רב בעבור אירוע בשטח, עליכם לנהל רישום מסודר ולהקדים להזמין את כל הציוד. כך למשל, אוהלים להשכרה או מצננים להשכרה, כדאי להשכיר לפחות חודש לפני מועד האירוע.
הסדרת מקומות חנייה
לרוב, לא יהיה בשטח מתחם חנייה מסודר כך שאתם נדרשים להגדיר את האזור שמיועד לחנייה ולהציב שילוט שמכוון את האורחים שלכם למקום.
לא מוותרים על פינוקים ולכן מתכננים
עמדת בר עם קוקטיילים משדרגת כל אירוע. גם כאשר מדובר באירוע שמתקיים בשטח, אין סיבה שתוותרו על עמדת הבר. כל שעליכם לעשות הוא להוסיף להזמנה גם שולחנות בר להשכרה ולדאוג לאבזר את הבר.
