השכרת כלים לאירועים מושלמים

השכרת כלים לאירועים מושלמים – השכרת כלים מאפשרת לשדרג את האירוע, לחסוך בהוצאות ולעמוד בסטנדרטים מחמירים מבחינת סטריליות והיגיינה.

עם זאת, מאוד חשוב לבחור את הכלים הנכונים ואף להתאים אותם לאירוע. אז איך עושים את זה ומה ההבדל בין אירוע פרטי ועסקי? הנה המדריך לאירוע המושלם

השכרת כלים לאירועים

ציוד יוקרתי ללא ספק משדרג את האירוע ותורם לרושם הראשוני שאותו אנחנו משאירים על אורחים ומוזמנים. מלבד אסתטיקה משופרת עם ציוד איכותי, הוא ממלא תפקיד חשוב גם מבחינה פרקטית ויכול להשפיע על אופי הבילוי. בשביל שהאירוע יהיה מושלם, כדאי להשקיע בציוד ולבחור אותו לפי שיקולים של סגנון, איכות וטעם אישי.

העניין הוא שהציוד הבסיסי לא תמיד מספיק. ברור מאליו שאי אפשר להפיק אירוע בלי שולחנות, מצננים להשכרה או מערכת הגברה, אבל רק מעטים מביאים בחשבון את החשיבות של כלים: החל ממפות, מפיות ומוצרי טקסטיל ועד השכרת סכו”ם, ציוד מטבח, צלחות, כלי שתייה וכלי הגשה. באירועים איכותיים הדברים הקטנים עושים הבדל גדול, והדרך לחוויה בלתי נשכחת עוברת בהשכרת כלים מתאימים.

סוגי אירועים וכל סוגי הכלים

הסוד הוא להתאים את סוגי הכלים לסוג האירוע. באירוע פרטי למשל מגדירים מראש את כמות האורחים, מקבלים אישורי הגעה ומתאמים דוכנים להשכרה לפי הגיל הממוצע של קהל היעד. אפשר לשלב ברים להשכרה ולהגשת אלכוהול באירוע שמגיע אליו בעיקר קהל יעד מבוגר או גברים ונשים מעל גיל 18, או לבחור דווקא דוכנים להשכרה עם ממתקים והפתעות לימי הולדת של ילדים מהכיתה ומבית הספר.

באירוע מסחרי האופי של הכלים והציוד הוא אחר לגמרי. כאן מתאמים שירותי השכרת שולחנות לאירועים לפי שיקולים של מיתוג, אקסקלוסיביות ואיכות. אפשר להשוות בין סוגים שונים של ציוד לאירועים מסחריים לפי הצבע המזוהה עם המותג והלוגו, או לדאוג לקבלת פנים מרשימה שתחזק את המוניטין של העסק, המוצר או השירות.

בכל מקרה, הציוד שמגיע חייב להיות שמור, נקי, מגוון ואיכותי. אם בוחרים נכון שירותי השכרת כלים לאירועים, מרוויחים היגיינה וסטריליות ללא פשרות וכך מבטיחים שהאורחים יהיו רגועים וישתתפו בחוויה שלנו.

שירות בכל הארץ

עוד משהו שכדאי לבדוק לפני שמתאמים השכרת ציוד לאירועים הוא אזורי מתן שירות. מצד אחד, יש יתרון לחברה מקומית וקטנה שיכולה להגיע מהר ובדרך כלל גם קל יותר לקבל עליה המלצות. מצד שני, הפקת אירועים היא חלק מתחום דינאמי שבו את רוב הארגונים אנחנו מבצעים כמה חודשים מראש – אבל אי אפשר לדעת מה יוליד יום. לכן הפתרון העדיף הוא לבחור חברה שמספקת שירות כזה בפריסה ארצית רחבה.

שירות בכל הארץ מבטיח זמינות גבוהה של החברה לכל דרישה ובקשה. גם אם נחליט ברגע האחרון לשנות את הלוקיישן, נוכל ליצור קשר עם אותה חברה שמספקת את השירות בכל הארץ ולתאם השכרת שולחנות וכסאות או כל סוג אחר של ציוד רלוונטי.

אוטו אוכל ושאר הכלים להשכרה

מבחינת תקציב, משתלם יותר לשכור את הציוד מאשר לקנות אותו. רכישה של הציוד גם בכלל לא רלוונטית באירועים גדולים עם כמה מאות משתתפים אז עדיף לוותר עליה מראש. במקום זה, כל מה שצריך לעשות הוא לקבל הצעת מחיר מסודרת על אוטו אוכל ושאר הכלים להשכרה תחת קורת גג אחת.

שילוב פוד טראק להשכרה באירוע מאפשר לנו להתנהל מול גורם אחד בלבד, שיהיה אחראי גם על הקצאת הכלים וגם על שאר הציוד. אם החברה שמפעילה את הפוד טראק מחזיקה בציוד מתאים ומשכירה כלים לאירועים, סביר להניח שהצעת המחיר שלה תהיה אטרקטיבית ושהיא תחסוך לנו התלבטות ומאמץ.

חוץ מזה, היתרון של השכרת אוטו אוכל ושאר הכלים מול אותה חברה הוא שיודעים בוודאות שהציוד מתאים. בין היתר, אפשר לראות את זה בסוג כלי ההגשה שבהם משתמשים לפי סוג האוכל שמגישים או בגודל הצלחות והסכו”ם. אם רוצים שהאורחים ירגישו בבית מהרגע הראשון ויטעמו מכל המנות של הפוד טראק בלי להתלכלך, עדיף שכל הציוד יגיע מאותו מקור.

כל הציוד במקום אחד

אירוע מושלם מחייב אותנו לחשוב על כל פרט. ככל שהעיצוב של האירוע יהיה מדויק יותר והכלים או הסכו”ם יתכתבו אחד עם השני, כך האווירה תהיה אלגנטית והאורחים יהיו מרוצים. אם משכירים את כל הציוד במקום אחד, מרוויחים בוודאות כמה יתרונות משמעותיים:

• סגנון עיצוב דומה – באירוע מושלם המפיות מעוצבות כמו המפות והסכו”ם מתאים לצלחות. זה נראה שולי נתפס בתור פריבילגיה, אבל אלו בדיוק הדברים שקובעים את האופי של האירוע ונותנים את הטון.
• חיסכון בהוצאות – חברה שמשכירה את כל הציוד במקום אחד בדרך כלל תהיה משתלמת יותר מאשר השכרת סוגים שונים של כלים וציוד מכמה חברות שונות. בשביל לבדוק את זה, כל מה שצריך לעשות הוא לקבל הצעת מחיר מסודרת ולברר מה היא כוללת.
• התאמה אישית – האפשרות לשכור את כל הציוד במקום אחד עוזרת להתאמה אישית. אחרי שיחת אפיון כללית ותיאום ציפיות, נציגי החברה כבר יודעים מה הטעם שלנו ומה אנחנו מעדיפים. בשלב הבא, הם יוכלו לבחור עבורנו מערכת סכו”ם חלבי או בשרי לפי אופי האירוע והדרישות ולתת לנו הצעות לעוד ציוד חסר שאולי לא חשבנו עליו.

לסיכום, השכרת כלים לאירועים מושלמים היא פרקטיקה מקובלת שיש לה יתרונות משמעותיים. זו הדרך הכי טובה לעצב אירוע של פעם בחיים ועל הדרך גם לחסוך בהוצאות. אם רוצים ליהנות מכל היתרונות של שירותי השכרה כאלה, צריך לבחור אותם לפי פריסה ארצית ולפי זמינות. בנוסף, אפשר לקבל המלצות ולהגיע לפגישת היכרות עם נציגי חברה שמשכירה את כל הציוד הרלוונטי במקום אחד.