תכנון אירוע זה קצת כמו בישול – ברגע שיש מתכון טוב, הכל פשוט יותר טעים. אבל כשיש כל כך הרבה החלטות לקבל, החל מהאוכל ועד המקום, מהמוזיקה ועד הלוגיסטיקה – זה לגמרי יכול להפוך למשימה מלחיצה.
בדיוק בשביל זה אספנו עבורכם את כל אותם טיפים לאירוע שיכולים לעשות את ההבדל בין “סבבה כזה” ל“וואו, איזה אירוע!”.
לא משנה אם אתם מארגנים מסיבת יום הולדת קטנה או הפקה מושקעת לחברה – אנחנו כאן כדי לעשות לכם סדר, לחסוך טעויות ולהכניס קצת השראה לתהליך.
זה לא עוד מדריך טכני, אלא ממש רשימת זהב של רעיונות, דברים שחשוב לזכור, וטיפים של אנשים שחיים ונושמים אירועים.
מוכנים? קדימה, בואו נצלול ביחד!
התחילו בקונספט ברור
כל אירוע טוב מתחיל ברעיון. שנייה לפני שאתם נכנסים לאקסלים, טלפונים וספקים, עיצרו רגע וחשבו:
מה הסיפור שהאירוע הזה בא לספר? הולכים על אווירה קלילה בגינה עם צחוקים ונרות, או על אירוע עסקי מהודק עם קוקטיילים ומינגלינג? ההחלטה על הסגנון תקבע את הטון של הכל, החל מהמוזיקה, דרך סוג האוכל ועד העיצוב הכללי.
כשיש קונספט ברור, הרבה יותר קל להתנהל ולקבל החלטות, וזה בדיוק מה שמקל על תהליך התכנון ומאפשר ליישם טיפים לאירועים בצורה הרבה יותר מדויקת.
בשלב הזה שווה גם להתחיל לחשוב על מה תצטרכו מהבחינה הלוגיסטית – למשל, איזה ציוד להשכרה יתאים לוויב שבחרתם? בין אם זה שולחנות עץ כפריים, מערכת סאונד או דקורציה שתומכת בקונספט – כשכל פרט מחובר לסיפור של האירוע, האורחים מרגישים את זה. וזה מה שעושה את ההבדל.
בחרו את הלוקיישן הנכון
המקום שבו תבחרו לקיים את האירוע משפיע כמעט על כל אספקט אחר, החל מכמות האנשים שתוכלו להזמין, דרך סוג הפעילויות שיהיו ועד האווירה הכללית.
לוקיישן נכון הוא לא רק עניין של נוף יפה, אלא גם של נוחות. נגישות, חניה, שירותים קרובים – כל הדברים הקטנים שמרגישים ענקיים ביום האירוע.
אם האירוע מתקיים בחוץ, במיוחד בעונות המעבר או בקיץ הלוהט, חשוב לחשוב גם על פתרונות הצללה, וזו בדיוק הנקודה בה צריך לשקול השכרת גזיבו למשל או פתרונות אחרים. פתרון פשוט ואלגנטי שיכול לשדרג את החוויה ולעזור לכם לשמור על האורחים (ועל האוכל!) רעננים ומרוצים.
רוצים לדעת איזה ציוד מתאים לאיזה סוג של מקום?
שווה לבדוק אם יש לחברה שאתם עובדים איתה קטלוג עדכני וברור. קטלוג טוב עוזר לכם לראות את כל האפשרויות מול העיניים, לבחור מהר יותר ולהבין איך להתאים בין הלוקיישן לציוד בלי לנחש.
אם אתם מחפשים דרך מקורית להפתיע את האורחים, דמיינו מיקום פתוח עם נוף יפה ואיזה פוד טראק צבעוני שחונה בפינה ומתחיל להוציא מנות מגניבות. זה לא סתם אוכל – זו חוויה. בלוקיישן הנכון, היא לגמרי יכולה לגנוב את ההצגה.
השקיעו בציוד איכותי
אם יש דבר אחד שלא כדאי להתפשר עליו זה הציוד.
הוא אולי לא תמיד במרכז הבמה, אבל הוא התשתית לכל מה שקורה סביבו: הישיבה, האוכל, האווירה והנוחות של האורחים.
ברגע שהאורח מתיישב, הוא כבר מרגיש אם השקעתם. שולחן מתנדנד או כיסאות לא נוחים? זה בדיוק מסוג הדברים שאף אחד לא יגיד לכם בפרצוף, אבל כולם ירגישו.
איכות עושה את ההבדל
אז מה כן אפשר לעשות? פונים לחברה שמתמחה בהשכרת ציוד לאירועים קטנים, שיודעת להתאים את הציוד בדיוק לאופי האירוע שלכם.
בין אם זה אירוע בוטיק בגינה או אירוע עסקי בפארק. כשיש התאמה בין הציוד למיקום האירוע, הכל מרגיש הרבה יותר טבעי, חכם ונוח.
מעבר לבייסיק של שולחנות וכיסאות, שווה לחשוב גם על אזורים שהאורחים יוכלו להתפנק בהם.
למשל פינות ישיבה אלטרנטיביות עם פופים ומחצלות. זה מושלם לאירועים באווירה קלילה, משפחתית או טבעית, ויוצר מרחבים שקטים להירגע, לדבר או אפילו לצלם תמונות מהממות.
אם אתם רוצים לשדרג את האווירה ולהכניס משהו קצת יותר מעניין ויזואלית, השכרת דוכני מזון מעוצבים תעשה את העבודה. בין אם זה דוכן אוכל, בר משקאות או עמדת קפה מגניבה – ברגע שהעמדה נראית טוב ומתאימה לקונספט, האורחים פשוט נמשכים אליה.
| מידע נוסף שיכול לעניין אתכם |
שדרגו את האווירה עם אזורי צ'יל
אין דבר שהאורחים אוהבים יותר מפינה שקטה, נעימה ומזמינה לשבת בה. בין אם מדובר באירוע בטבע, חצר גדולה או מיקום אורבני פתוח,
אזור צ'יל חכם יכול להפוך לפינת הקסם של האירוע. זה לא רק עניין של נוחות, אלא גם של סטייל – פינות ישיבה רכות עם שטיחים, תאורה חמימה ואווירה רגועה שיוצרת מקום למינגלינג, סלפי טוב או פשוט רגע נשימה.
לא רק לשבת – גם לשתות בכיף
אם אתם מתכננים אירוע ביום קיץ חם (או אפילו באביב הישראלי הלח), כדאי לשלב פתרונות קירור שישאירו את האורחים שלכם רעננים.
אחד הלהיטים שנכנס חזק לאירועים בשנים האחרונות הוא השכרת צ'ילרים – אלו הם מתקנים מקררים שמספקים מים קרים ושתייה קלה בצורה נוחה ונגישה. זה פתרון שגם נראה טוב, גם פרקטי וגם חוסך לכם התרוצצויות.
אם יש אוכל או שתייה שצריכים להישמר בטמפרטורה מסוימת, אל תוותרו על מקרר לאירועים. אפילו באירועים קטנים יחסית – מקרר אחד שממוקם נכון מאחורי הקלעים יכול להיות שובר שוויון, במיוחד כשיש אלכוהול, קינוחים או דוכני מזון. כי אין דבר מבאס יותר משתייה חמה ביום חם.
אל תתפשרו על האוכל
בואו נדבר דוגרי – אוכל זה אחד הדברים הראשונים שהאורחים ישימו לב אליהם ואחד האחרונים שהם יזכרו. גם אם הכל היה מהמם, אם האוכל לא היה מוצלח – זה מה שישאיר טעם פחות טוב, תרתי משמע. אז אל תתפשרו.
רעבים להפתיע? שילוב של דוכני מזון יכול להיות בול מה שהאירוע שלכם צריך.
זה לא רק טעים, זה גם מוסיף צבע, עניין, ואווירה של כיף, בדיוק מה שגורם לאנשים להוציא את הפלאפון, לצלם ולשתף.
שמרו על קור – תרתי משמע
בואו נדבר רגע על מזג האוויר – הקיץ הישראלי לא מתחשב באירועים, והוא לגמרי מסוגל להפוך כל גינה מקסימה לסאונה קטנה.
לכן, אם אתם מתכננים אירוע פתוח בעונה החמה (או אפילו בעונות המעבר), חשוב שתחשבו גם על הקירור, ממש כמו שאתם חושבים על מוזיקה או עיצוב.
כמה פתרונות פשוטים יכולים לעשות הבדל עצום: אזור מוצל, מאווררים שיזרימו קצת אוויר, ואפשרויות שתייה קלה זמינות.
גם תכנון נכון של מיקום שולחנות וקהל יכול לעזור, כמו למשל להימנע מאזורים עם שמש ישירה לאורך זמן.
ואל תשכחו – לא רק האנשים צריכים לקרר את עצמם, אלא גם האוכל והשתייה.
מזון לא נשמר לבד, ושתייה קרה היא פריט חובה, לא מותרות.
תכנון מראש של הקירור יחסוך לכם המון תסכול ברגע האמת – וישאיר את האורחים רעננים ושמחים עד סוף האירוע.
תכננו מראש את תזרים האירוע
האירועים שהכי זורמים הם דווקא אלה שמתוכננים היטב. לוח זמנים מסודר מראש עוזר לכם לדעת בדיוק מתי כל דבר קורה: מתי מתחילים לקבל את האורחים, מתי עולים נאומים (אם יש), מתי מוגש האוכל ואפילו מתי להרים את הרחבה.
כשיש סדר – גם אתם רגועים יותר, וגם האורחים נהנים הרבה יותר.
תכנון מוקדם מאפשר לכם לשים לב לא רק למה קורה, אלא גם איך זה מרגיש.
מתי כדאי שיהיה שיא, מתי לתת רגע מנוחה, ואיפה אפשר להפתיע.
זה לגמרי אחד מאותם טיפים לארגון אירוע שלא נראים זוהרים – אבל לגמרי מצילים את היום.
אל תזלזלו בפרטים הקטנים
כן, ברור שכולם ידברו על האוכל או על הדי.ג'יי, אבל דווקא הדברים הקטנים, אלה שנראים שוליים, הם אלה שיוצרים את הקסם האמיתי.
שלטים יפים שמכוונים את האורחים, עמדות צילום מושקעות, ברי קפה מעוצבים או אפילו נר ריחני במקום הנכון – כל אלה משדרים תשומת לב ואכפתיות, ומשאירים רושם שנשאר הרבה אחרי שהאירוע נגמר.
אחד הפתרונות האלגנטיים שיכול להשתלב פה הם דוכנים.
דוכן שמוגש ממנו קפה, קינוחים או אפילו מידע – נראה טוב, משתלב בעיצוב, והופך לפינה שמושכת תשומת לב (וטראפיק).
גם אלמנטים שנראים בסיסיים, כמו השכרת שולחנות וכסאות לאירועים, יכולים לשדרג את הנראות הכללית אם בוחרים נכון.
סטייל אחיד שמתאים לקונספט של האירוע עושה את ההבדל בין "בסדר" ל"וואו".
אם האירוע מתקיים בשטח פתוח, שווה לחשוב מראש גם על פתרונות נוחות לאורחים, כמו השכרת מאווררים. חוץ מלקרר, הם מוסיפים גם תנועה ואווירה – ובימים חמים, הם פשוט מצילי חיים.
היעזרו בקטלוג ציוד מסודר
כשאתם מתכננים אירוע, כל החלטה קטנה גוזלת זמן, אבל גם משפיעה על התוצאה.
אז למה לנחש כשאפשר לראות הכל מול העיניים? חברה מקצועית תדע להציע לכם קטלוג מסודר שכולל תמונות עדכניות, מידות מדויקות, מחירים ותיאורים ברורים.
זה לא רק חוסך התכתבויות והפתעות של הרגע האחרון, זה גם מאפשר לכם לדמיין את האירוע כמו שצריך ולבחור ציוד שבאמת מתאים למה שדמיינתם.
ככה גם אתם שולטים בתמונה הגדולה, וגם לא מפספסים את הפרטים הקטנים.
תבחרו בשותפים הנכונים
ולסיום, אולי הטיפ הכי חשוב – אל תנסו להרים את הכל לבד. תכנון אירוע יכול להיות חוויה מהנה, אבל גם עמוסה בפרטים קטנים שמצטברים מהר. לבחור את האנשים הנכונים שילוו אתכם בתהליך זו לא רק הקלה, זו הדרך לוודא שהאירוע שלכם יהיה בדיוק כמו שדמיינתם (ואפילו יותר). אנחנו יודעים להפוך רעיונות לאירועים שמדברים עליהם, עם ניסיון, ציוד איכותי, גישה יצירתית וצוות שמרים את האירוע יחד איתכם, לא רק בשבילכם.
ישנם לא מעט טיפים לאירועים שאפשר לתת, אבל בסופו של דבר, הבחירה הנכונה תעשה את כל ההבדל. קורנדוג מציעה את כל מה שצריך כדי להפוך כל רעיון למציאות!
אנו מזמינים אתכם ליצור איתנו קשר עוד היום ונשמח לבנות איתכם את האירוע הבא, זה שכולם ידברו עליו!
מוזמנים להתרשם מעמוד הפרויקטים שלנו!
