בין אם מדובר באירוע גדול או שמדובר באירוע קטן, תכנון של אירוע לרוב האנשים יהיה דבר מאתגר שדורש הרבה תשומת לב. על מנת שתצליחו לארגן אירוע מוצלח ראשית עליכם להבין איך אתם רוצים שהאירוע שלכם יראה, באיזה מיקום, כמות אנשים ועוד מגוון שאלות שאתם צריכים לשאול את עצמכם. למשל, בחורף תצטרכו לדאוג לגופי חימום באירוע, או אם מדובר באירוע חוץ בצהריים תצטרכו לדאוג לציליות ומאווררים, על מנת שתוכלו לדעת איזה ציוד אסור לכם לשכוח שיהיה באירוע שלכם.
הבנת אופי האירוע
על מנת להבין היטב ככל הניתן את אופי האירוע, הדבר הראשון שעליכם לחדד / להגדיר הוא מה האירוע, מה תהיה העונה שבה האירוע מתקיים, האם זה יהיה אירוע בחוץ או אירוע פנימי?
לכל תשובה שתתנו לגבי האירוע שלכם, תוכלו להבין איזה סוג של ציוד תצטרכו.
לדוגמה, במידה ומדובר באירוע חוץ, בין אם זה בגינה גדולה או בטבע, תוכלו לחשוב בכיוון של פינות ישיבה, פופים ומחצלות, שיעבירו עבור האורחים שלכם אווירה פסטורלית, קלילה ומשפחתית יותר, בעוד שאם מדובר באירוע שהוא יוקרתי יותר תוכלו לחשוב על השכרת ציוד יוקרתי לאירועים כזה שיהיה מותאם לסוג האירוע ולסגנון שלו.
יחד עם זאת, חשוב שתחשבו גם על הנוחות שלכם ושל האורחים שלכם במהלך האירוע המדובר. אם למשל מדובר באירוע קיצי שחם גם בערבים, תחשבו בכיוון של מאוורר להשכרה שישמור על אווירה נעימה באירוע. מן הצד השני, אם מדובר באירוע חורף שכן מדובר בעונה קרירה, תאלצו לחשוב על פטריות חימום להשכרה על מנת שהאורחים שלכם יהיה נעים באירוע ולא יצטרכו לשבת מכווצים בגלל שקר או נוטפים מזיעה מהחום.
בכל אירוע יש כיבוד, בין אם נשנוש קל ועד ארוחה שלמה, בעת תכנון האירוע תבינו את סוג האירוע אותו תרצו, למשל אם מדובר באירוע חוץ, תוכלו לחשוב על דוכני מזון שיוסיפו טוויסט לאירוע כמו דוכן של קורנדוג, או שתרצו חוויה קולינרית יותר מגוונת ואז תוכלו לחשוב על מגוון סוגים של פוד-טראק שיהווה עבור האורחים שלכם חווית הסעדה מגוונת. לבסוף, בחירה זו או אחרת תוחטב לפי אופי האירוע, אם מדובר באירוע רשמי יותר כמו חתונה או אירוע עסקי אז תעדיפו להשתמש בשירותי קייטרינג בשרי עם שולחנות וכיסאות יוקרתיים שיתאימו לסוג האירוע. או שמדובר באירוע דינמי יותר ואז תרצו להשתמש בכלים נוחים יותר כמו השכרת שולחנות מתקפלים שמספקים עבורכם גמישות בהרכבת האירוע.
בחירת ציוד הגברה ותאורה
לסוגיה הזו ישנה חשיבות רבה, שכן, תאורה והגברה מכתיבים את אופי האירוע ויהוו את ההבדל אם האירוע יזרום בצורה חלקה או שיהיה תקוע. ההבנה של איזה ציוד תצטרכו מתכתב עם גודל המקום ומספר האורחים שיהיו באירוע. כשיש בידכם תשובה לשאלות האלו, תוכלו לגשת לאיש מקצוע שיתן לכם טיפים לבחירת ציוד הגברה, איש מקצוע שיבין את גודל המקום ומספר האנשים ידע להתאים עבורכם את הציוד המתאים. למשל אם מדובר באירוע גדול הנמצא בחוץ וכולל רחבת ריקודים, תרצו שתהיה לכם תאורה חזקה שהאירוע יוכל להמשיך אחרי שהשמש שוקעת, בנוסף תרצו שההגברה תהיה מספיק חזקה שתספק מוזיקה בשמע איכותי, אולי אף להוסיף תאורת דיסקו שתספק אפקטים ברחבת הריקודים.
פתרונות חימום וקירור
למזג האוויר יש יכולת להשפיע על סוג האירוע שלכם ואת הציוד אותו תצטרכו לאירוע שלכם, לכן, ישנה חשיבות רבה לכך שתתכנו את האירוע שלכם לפי מזג האוויר הצפוי לאותו מועד. למשל אם האירוע שלכם מתוכנן לחודשי הקיץ ואתם רוצים אירוע חיצוני, חשוב שתתכננו להשתמש במאוורר להשכרה וכל ציוד אחר שיכול לקרר במקצת את האיזור על מנת שהאורחים שלכם וגם אתם תרגישו בנוח באירוע. לעומת זאת, אם מדובר באירוע בחודשי החורף, לאורחים שלכם יהיה יותר נעים אם יהיו גופי חימום המפוזרים ברחבת האירוע כגון פטריות חימום להשכרה ובעצם כל ציוד שיעשה את האווירה יותר חמימה ונעימה, יאפשר לכם ולאורחים שלכם להינות מהאירוע גם כשמזג האוויר קר. כלומר, לעונה שבה אתם מתכננים את האירוע יש חשיבות רבה על הציוד אותו תצטרכו, הכנה מוקדמת לכך תאפשר לכם לבחור בצורה המיטבית את ההציוד הנלווה לאירוע שאותו אתם מתכננים.
ציוד אוכל ומשקאות
האוכל הינו נקודת מפתח בכל אירוע, הוא לא דבר נלווה לאירוע שלכם אלא הוא מרכז הכובד של האירוע. מלבד בחירה של אוכל טוב וטעים לאירוע, ישנה חשיבות לציוד שאיתו האוכל יועבר לאורחים שלכם. תוכלו למשל, לשלב באירוע שלכם דוכני מזון שיציעו מגוון של אוכל בצורות שונות, אשר מעבר למנות השונות שיתאימו למגוון האורחים שלכם, זה גם יכול להוסיף עניין ויצרתיות לאירוע שלכם, שכן כל דוכן יכול להיות מעוצב בסגנון שונה. למשל פוד טראק שמנגיש את האוכל בצורה נוחה, ומתאם להתמודד עם כמות גדולה של אורחים. בנוסף, ישנה חשיבות רבה לכלים איתם תגישו את האוכל באירוע. השכרת כלים לאירועים מהווה חלק חשוב לתכנון נכון של האירוע שלכם. ישנה חשיבות שהסכו״ם, צלחות וכוסות יתאימו לאופי האירוע שלכם, ויאפשרו לאורחים שלכם לחוות את האירוע שלכם כפי שציפיתם. למשל אם מדובר באירוע יוקרתי, תרצו כלים רישמיים יותר ובאיכות גבוה יותר. מדובר על פרט קטן אך חשוב, שישקף לאורחים שלכם השקעה בכל פרט באירוע ויעלה את הרמה שלו.
כמה שולחנות וכיסאות צריך לאירוע?
כמות השולחנות והכיסאות אותם תצטרכו לאירוע הוא שלב חשוב בתהליך תכנון האירוע שלכם, בלי שתבצעו תכנון מקדים טוב, לא תוכלו לדעת כמה שולחנות וכיסאות אתם צריכים. הכמות תלויה בשני גורמים עיקריים מספר האורחים וסוג האירוע. אם למשל מדובר באירוע בופה, חשוב לשים לב למרווחים בין השולחנות ולכך שהם יוכלו לנוע בחופשיות בין השולחנות. על מנת שתוכלו להתאים את מספר הכיסאות והשולחנות למספר האנשים המוזמנים חשוב שתכינו רשימה מסודרת של האורחים, כך שתוכלו לדעת את המקומות שאתם צריכים לארגן. במידה ומדובר באירוע שהוא פחות רישמי, ניתן להיעזר בכסאות פלסטיק שהם פתרון יחסית זול, המעניק כיסאות שהם נוחים לניקוי וקלילים להזזה ובכך להעניק גמישות במקרה שמגיעים יותר אורחים ממה שציפיתם אז אפשר להוציא עוד כיסאות, ואם מגיעים פחות אורחים ממה שחשבתם אז אפשר לקפל חלק מהכיסאות ולאפשר יותר מרווח לאורחים שלכם.
פתרונות יצירתיים לחוויות מיוחדות
באירועים שהם יותר קלילים, כמו פסטיבלים או חתונות המתקיימות בטבע, אפשר ליצור אווירה טבעית יותר ופחות רישמית עם דוכני אוכל לצד פינות ישיבה של פופים ומחצלות אשר יאפשרו לשבת בנוחות ולהיכנס לאווירה הפסטורלית והקלילה של הטבע, ובעצם להתאים את הציוד של האירוע לסגנון ולאופי שלכם.
אחרי שהבנתם את הצרכים שלכם, הצעד הנכון והחשוב ביותר הוא להתייעץ עם אנשי מקצוע מומחים בתחום שיעזרו לכם להתארגן על הציוד הנכון ביותר עבורכם לפי התקציב שהגדרתם. כך תוכלו לתכנן אירוע שיענה על כל הדרישות שלכם ויאפשר לכם להגשים את האירוע שחלמתם עליו.
שאלות נפוצות
מתי כדאי לשלב פוד-טראק באירוע?
כדאי לשלב פוד-טראק באירועים חיצוניים כמו מסיבות גדולות, פסטיבלים וחתונות בטבע. מדובר על פתרון יעיל להוספה של עניין וגיוון בתחום האוכל של האירוע שלכם. לפוד טראק ישנו מטבח קטן משלו המאפשר להיות איתו בטבע ללא תלות בגורמים חיצוניים.
מה היתרונות של פטריות חימום להשכרה לאירועים בחורף?
פטריות חימום הינן פתרון חסכוני מאוד ויעיל להקנות לאורחים שלכם תחושה נעימה וחמימה כאשר האירוע מתקיים בעונת החורף ו/או בעונות מעבר כשהלילות קרים. הייתרון המרכזי והחשוב ביותר זה האפשרות לחמם אזור נקודתי גם אם מדובר באזור הנמצא אוויר הפתוח. פטריות חימום עובדות לרוב על חשמל או על גז, מה שמאפשר גמישות מלאה במיקום שלהן וניתן להזיז אותן לפי המיקום של האורחים שלכם. בנוסף, פטריות החימום מקנות מראה ייחודי בנוף של האירוע שלכם ומאפשרות לכם לעצב את האירוע כך שפטריות החימום יוסיפו עוד גוון לאירוע ויתרמו לתחושה הכללית באירוע.
מה היתרונות של השכרת השכרת שולחנות מתקפלים לאירועים?
היתרון המרכזי של שולחנות מתקפלים הינה היכולת שלהם להתקפל בקלות ולנוע במרחב, דבר המאפשר גמישות ויעילות מתי שצריכים את זה, דבר זה מאפשר לפרק ולהתקין מחדש את השולחנות במיקומים שונים ללא בעיה. השולחנות מתקפלים ניידים כך שניתן לסגור או לפתוח שולחנות לפי הצורך ולאפשר מרחב תנועה לאורחים שלכם. בנוסף, השולחנות מגיעים בגדלים שונים, דבר המאפשר לסדר את השולחנות בהתאם לצורך שעולה וכמובן לשנות במידה ורואים שצריכים שולחנות גדולים יותר או שרוצים ליצור מאין פרוזדור או במה לצורך מסויים באירוע, כך שניתן להתארגן מחדש ללא בעיה. דוגמה לכך היא בחתונה שיש את השלב שהאורחים אוכלים, לאחר מכן מגיע שלב הריקודים, במקרה של שולחנות אלו, ניתן לסגור חלק מהשולחנות וליצור רחבה גדולה יותר.
